Administrasi Kelompok Perikanan

1. Pengertian Administrasi Kelompok 

Administrasi Kelompok adalah segala bentuk pencatatan yang mencatat segala kegiatan kelompok, sedangkan pembukuan adalah pencatatan transaksi secara kronologis dan sistematis. Administrasi kelompok menjadi sangat penting dibuat guna mengetahui sejauh mana perkembangan anggota kelompok, partisipasinya dalam kelompok, permasalahan, dan keputusan-keputusan yang pernah diambil, dan sebagainya.

Administrasi merupakan salah satu modal dasar dalam penerapan manajemen yang baik dalam kelembagaan dan organisasi. Begitu juga dalam berkelompok perikanan. Penerapannya dalam berkelompok dapat dibagi menjadi dua bagian penting yakni administrasi kegiatan dan keuangan. Penerapan administrasi kelompok tani ini terimplementasi dengan pembuatan kelengkapan buku-buku administrasi kelompok yang beberapa diantaranya adalah buku tamu, ekspedisi, kas, inventaris, daftar hadir, daftar anggota, kegiatan, notulen pertemuan dan lain sebagainya. 

Pentingnya buku-buku tersebut adalah sebagai sumber informasi bagi kelompok sendiri dan pihak pihak terkait lainnya seperti dinas mengenai aktivitas yang dilaksanakan kelompok tani. Bagi kelompok tani sendiri pencatatan dan pendokumentasian aktivitas tersebut juga sebagai bagian penting dalam kelancaran kegiatan kelompok ke depannya. Misalnya saja dalam berbudidaya, berbekal penuangan kegiatan dalam bentuk catatan sangatlah bermanfaat. Kelompok dapat mengetahui tingkat keberhasilan kegiatan tersebut berdasarkan rangkaian catatan yang terdokumentasi dalam buku tersebut.

2. Manfaat Administrasi / Pembukuan Kelompok 

Administrasi diperlukan untuk menyediakan informasi tentang keadaan keuangan kelompok pada saat-saat tertentu, baik bagi anggota maupun bagi pihak lain.

Pembukuan diperlukan untuk menjaga keakuratan catatan atas semua transaksi dan keputusan-keputusan yang dibuat dalam kelompok. Informasi ini dapat digunakan sebagai: (1) Alat Kontrol; (2) Alat Dokumentasi; (3) Alat/bahan pengambilan keputusan kelompok; (4) Alat monitoring perkembangan kelompok; (5) Alat Evaluasi; dan (6) Alat memupuk kepercayaan anggota.

3. Jenis Administrasi Kelompok  

Pada dasarnya administrasi kelompok terbagi atas 2 (dua) bagian yakni administrasi organisasi dan administrasi keuangan.

a. Adminstrasi Organisasi

    Dalam administrasi organisasi kelompok diperlukan buku-buku sebagai berikut:

• Buku Daftar Pengurus dan Anggota
• Buku Notulen Pertemuan
• Buku Tamu dan Bimbingan 
• Buku Daftar Hadir Kegiatan

Administrasi organisasi ini umumnya dikerjakan oleh sekretaris.

b. Administrasi Keuangan 

Setiap kelompok, wajib mengelola administrasi keuangan dengan baik yaitu sesuai jenis  serta  diisi dengan tertib, teratur dan benar.

Dengan  administrasi  keuangan yang baik, keuangan kelompok dapat  terkendali dan pada waktu tertentu akan mudah untuk  diketahui, sehingga dapat digunakan sebagai bahan  untuk pengambilan keputusan. 

Informasi kondisi keuangan kelompok bermanfaat untuk: 

1.  Alat monitor perkembangan keuangan;

2.  Alat pengendalian keuangan;

3.  Alat evaluasi terhadap cara pencapaian tujuan atau sasaran dari setiap kegiatan atau usaha; dan

4.  Alat manajemen dalam pengambilan keputusan

Model pembukuan keuangan yang digunakan adalah model yang  sederhana, mudahdipahami sehingga diharapkan dapat membantu pengurus dalam mempertanggungjawabkan  laporan keuangan dan diharapkan pula banyak anggota yang bisa mengerjakan dan memahaminya. 

Beberapa buku keuangan yang diperlukan adalah:

1. Buku Kas Kelompok

2. Buku Simpan Pinjam Anggota

Administrasi keuangan ini umumnya dikerjakan oleh bendahara.  

Selain buku-buku tersebut diatas (baik buku administrasi organisasi maupun buku administrasi keuangan), kebutuhan akan jenis buku akan berkembang sesuai dengan dinamika atau perkembangan yang terjadi dalam kelompok.

4. Jenis Buku Administrasi yang Wajib Dimiliki kelompok

Beberapa jenis buku administrasi yang sebaiknya dimiliki oleh kelompok, yakni:

a. Buku Data Anggota Kelompok

Buku Data Anggota Kelompok adalah buku yang berisi tentang semua informasi mengenai anggota kelompok, termasuk mata pencaharian utamanya serta kepemilihan sarana prasarana dan/atau lahan usahanya.

Manfaat Buku Data Anggota Kelompok antara lain adalah: (1) menggambarkan potensi sumberdaya di dalam kelompok; dan (2) memudahkan tim pembina dan pihak lain dalam mempelajari potensi sumber daya manusia kelompok.

Contoh Format Buku Data Anggota Kelompok:

NO	NAMA ANGGOTA	ALAMAT (NO HP/TELP)	JABATAN DALAM KELOMPOK	TINGKAT PENDIDIKAN	USIA (TAHUN)	USAHA POKOK	USAHA SAMPINGAN	KEPEMILIKAN ALAT TANGKAP IKAN		KET.
								JENIS	BANYAKNYA (BUAH)

b. Buku Tamu Kelompok

Buku Data TamuKelompok adalah buku yang berisi tentang data-data tamu yang mengunjungi kelompok, baik sifatnya formal, non formal maupun informal.

Manfaat Buku Tamu Kelompok, antara lain adalah: (1) mengetahui siapa, darimana dan tujuan apa dan kapan tamu yang mengunjungi kelompok;  (2) membenahi dan mengoreksi kekurangan kelompok dari saran dan kesan yang ditulis tamu guna kemajuan kelompok; dan (3) mempermudah pencarian kontak person kepada tamu kelompok, jika dikemudian hari ternyata diperlukan.

Contoh Format Buku Tamu Kelompok:

NO	NAMA DAN NO.HP	JABATAN/INSTANSI	TANGGAL		TUJUAN/KEPERLUAN	KESAN	PESAN	TANDA TANGAN
			DATANG	PERGI

c.   Buku Rencana Kegiatan Kelompok

Buku RencanaKegiatanKelompok adalah buku yang berisi tentang: (1) Apa yang akan dilakukan atau apa yang hendak dilakukan? (2) Bagaimana melaksanakannya atau apa yang harus dikerjakan? (3) Kapan melaksanakannya? (4) Siapa anggota kelompok yang akan melakukannya? (5) Berapa besar usaha yang akan dilakukan?

Manfaat Buku Rencana Kegiatan Kelompok, antara lain adalah: (1) Dipakai sebagai alat koordinasi; (2) Dapat memberikan “kepastian” mengenai masa depan atau membatasi “ketidakpastian”; (3) Tersedianya alat ukur terhadap prestasi  yang akan dicapai dan alat pengendalian (control) jalannya kegiatan kelompok; (4) Peningkatan produktifitas (efektifitas dan efisiensi) karena memfokuskan pada sasaran; dan (5) Terbentuknya kerja sama, dukungan dan peran serta anggota kelompok.

Contoh Format Buku Rencana Kegiatan Kelompok:

NO	URAIAN	VOLUME/FREKUENSI	WAKTU PELAKSANAAN	TEMPAT PELAKSANAAN	KETERANGAN

d. Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok

Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data waktu penebaran benih/induk dan estimasi panennya dalam periode waktu tertentu. Manfaat Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok adalah untuk mengetahui pola usaha kelompok dan perkiraan panen/ produksi/ penjualan.

Contoh Format Buku Pola Tebar/Produksi Kelompok:

TAHUN: ..................

NO

NAMA ANGGOTA KELOMPOK

PENEBARAN BULAN

PERKIRAAN PRODUKSI

JAN

FEB

MAR

APR

MEI

JUN

JUL

AGU

SEP

OKT

NOP

DES

TANGGAL

BANYAKNYA

e. Buku Agenda Surat Kelompok

Buku Agenda Surat Kelompok adalah buku yang berisi tentang data surat-surat yang masuk atau surat-surat yang dikeluarkan oleh kelompok dalam periode waktu tertentu. Manfaat Buku Agenda Surat Kelompok adalah: (1) untuk mengetahui arus surat masuk dan keluar; (2) mempermudah pengarsipan dan penelusuran tindak lanjut surat.

Contoh Format Buku Agenda Surat Kelompok:

NO	NOMOR SURAT	TANGGAL SURAT	PENGIRIM/ TUJUAN SURAT	TANGGAL SURAT MASUK/KELUAR	PERIHAL		DISPOSISI/ TINDAK LANJUT/ KETERANGAN
					SURAT MASUK	SURAT KELUAR

f. Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok

Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok adalah buku yang berisi tentang data-data barang/alat yang menjadi inventaris kelompok dan/ atau barang yang dibeli bersama oleh anggota kelompok. Manfaat Inventaris Barang/Alat Kelompok adalah: (1) untuk mendata barang/alat yang dimiliki oleh kelompok; (2) memudahkan pengelolaan barang/alat yang dimiliki kelompok; dan (3) memudahkan penelusuran kepemilikan barang/alat yang ada dalam kelompok.

Contoh Format Buku Inventaris Barang/Alat Kelompok:

NO	JENIS BARANG	JUMLAH (BUAH)	TANGGAL TERIMA	KONDISI BARANG	KETERANGAN		KODE NO.
					DIBELI	HIBAH

g. Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok

Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok adalah nama dan tanda tangan anggota yang hadir pada rapat/ pertemuan/ kegiatan kelompok. Manfaat Daftar Hadir Pertemuan Kelompok adalah:(1) untuk mengetahui tingkat keaktifan anggota dalam kegiatan-kegiatan kelompok; (2) sebagai data penguat keputusan yang diambil sewaktu rapat/ pertemuan.

Contoh Format Buku Daftar Hadir Pertemuan Kelompok:

NO	TANGGAL	NAMA KEGIATAN	PESERTA RAPAT/PERTEMUAN/KEGIATAN
			NAMA	JABATAN	ALAMAT/ NO.HP	TANDA TANGAN

h. Buku Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok

Buku Notulen Rapat/ Pertemuan Kelompok adalah buku catatan atas segala sesuatu yang terjadi dalam rapat/ pertemuan kelompok; termasuk di dalamnya kesimpulan/ keputusan yang diambil pada saat kegiatan tersebut. Manfaat Notulen Rapat/ PertemuanKelompok adalah:(1) Sebagai catatan pembahasan kegiatan rapat/ pertemuan kelompok baik yang telah dilaksanakan maupun rencana tindaklanjut; (2) memudahkan dalampembahasan masalah dan pemecahan masalah baik di lapangan maupun dalam kelompok.

Contoh Format Notulen Rapat/Pertemuan Kelompok:

NO	TANGGAL	NAMA KEGIATAN (RAPAT/PERTEMUAN)	NAMA PEMBICARA/ PEMBERI PENDAPAT	JABATAN/ JABATAN DALAM KELOMPOK	POKOK-POKOK MATERI/ USULAN/ PENDAPAT YANG DISAMPAIKAN	KESIMPULAN/ REKOMENDASI/ RENCANA TINDAK LANJUT

i. Buku Kas Kelompok

Buku Kas Kelompok adalah buku catatan transaksitunai dan transaksi bank dari kelompok. Manfaat Buku Kas Kelompok adalah: mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok.

Contoh Format Buku Kas Kelompok:

NO	TANGGAL	URAIAN	BANYAKNYA (BUAH/KALI/KG)	HARGA PER SATUAN (RP.)	MASUK (RP.)	KELUAR (RP.)	SALDO

j. Buku Tabungan/Iuran Kelompok

Buku  Tabungan/Iuran Kelompokadalah catatan pemasukan kas kelompok yang berasal dari iuran wajib, iuran sukarela, tabungan wajib dan tabungan sukarela anggota masing-masing anggota kelompok. Manfaat Buku Tabungan/Iuran Kelompok adalah:(1) mendata keluar masuk dan saldo keadaan keuangan kelompok; (2) mengetahui jumlah iuran dan tabungan setiap bulan dan setiap tahunnya; dan (3)memudahkan pelacakan status iuran dan tabungan anggota kelompok .

Contoh Format Buku Tabungan/Iuran Kelompok:

BULAN: ..................

NO	NAMA ANGGOTA KELOMPOK	TABUNGAN		IURAN BULANAN		IURAN …………………….
		TANGGAL	BANYAKNYA (Rp.)	TANGGAL	BANYAKNYA (Rp.)	TANGGAL	BANYAKNYA (Rp.)

k. Buku Pinjaman Anggota Kelompok

Buku  Pinjaman Anggota Kelompok adalah catatan terhadap semua informasi pinjaman yang diberikan pada anggota, secara individu (termasuk masalah pinjaman, tujuan pinjaman, jadwal pengembalian bunga, pengembalian pinjaman, hutang yang belum lunas dan melampaui batas waktunya. Manfaat Buku Pinjaman Anggota Kelompok adalah menginventarisir besaranpinjaman anggota kelompok serta pengembalian pinjaman anggota kelompok.

Contoh Format Buku Pinjaman Anggota Kelompok:

TAHUN: ..................

NO.

HARI/ TANGGAL

NAMA

BESAR PINJAMAN (Rp.)

JANGKA WAKTU (BULAN)

PEMBAYARAN (Rp.)

JAN

FEB

MRT

APR

MEI

JUN

JUL

AGT

SEP

OKT

NOV

DES

Sumber:

Rosadi, dkk. Modul Kelompok Mandiri. Bimtek Tenaga Pendamping Desa Program IFAD. 2016